Gezondheidscentrum Driemanspolder

Gezondheidscentrum Driemanspolder ligt in het centrum van Zoetermeer en hieronder vallen drie huisartsenpraktijken, een fysiotherapiepraktijk en een laboratorium voor o.a. bloedonderzoek. De patiëntenpopulatie bestaat uit ongeveer 6.500 patiënten. We spraken met Jeannette Coenraad, zij is de praktijkmanager. Sinds een tijdje maken ze gebruik van een aanmeldzuil die gekoppeld is met Medicom van PharmaPartners.

Voordat er een aanmeldzuil aanwezig was, hing er een briefje op de balie waarop stond dat patiënten met een afspraak meteen konden doorlopen naar de wachtkamer. Toch kwamen veel patiënten zich alsnog melden bij de balie. Vaak met de gedachte: “Dan weten ze dat ik er ben.” Jeannette vertelt dat dit veel onderbrekingen opleverde voor de assistentes aan de balie. Vooral op maandagen, wanneer het heel druk is met telefoontjes, waren deze onderbrekingen erg vervelend: “Soms stonden er 4-5 patiënten te wachten aan de balie, terwijl de assistente aan de telefoon zit. De assistente wil dan toch even oogcontact maken om de patiënt te laten weten dat ze deze gezien heeft. Maar ondertussen moet ze zich ook concentreren op het telefoongesprek.”

Toen Jeannette hoorde dat het mogelijk was om een aanmeldzuil op proef te krijgen, leek dit haar een goed plan: “In eerste instantie waren de andere praktijken, die onder de HOED (huisartsen onder één dak) vielen, een beetje sceptisch. Maar na de proefperiode waren ze helemaal om. De aanmeldzuil mocht blijven staan!”

Meteen op de juiste plek

Jeannette vertelt dat ze meteen de juiste plek voor de aanmeldzuil hebben gevonden: “De adviseur van eValue8 gaf aan dat we de zuil het beste direct voor de balie konden zetten, zodat deze in het oog springt. Ook adviseerde hij om bij de aanmeldzuil een roll-up banner te plaatsen waarop staat dat patiënten zich hier kunnen aanmelden. Dit is een waardevol advies geweest, want nu kunnen patiënten er praktisch niet omheen!”

Iedere patiënt wordt duidelijk doorverwezen

Op de aanmeldzuil staan 5 keuzemogelijkheden. Voor de drie huisartsenpraktijken is er een extra toelichting dat patiënten zich ook kunnen aanmelden voor een afspraak bij de praktijkondersteuner (POH) of assistente. 

Daarnaast heeft de fysiotherapie een eigen knop gekregen op de aanmeldzuil. Want patiënten die voor de fysiotherapeut kwamen, liepen namelijk vaak naar de balie van de huisarts omdat dit de eerste balie is die ze tegenkomen. Nu melden deze patiënten zich ook aan via de aanmeldzuil en krijgen ze meteen de juiste verwijzing naar de wachtkamer.

Voor het laboratorium geldt hetzelfde: patiënten die voor bloedprikken komen, kunnen zich via de zuil aanmelden. Zij zien direct waar ze mogen plaatsnemen. Zo wordt iedere patiënt bij binnenkomst duidelijk doorverwezen naar de juiste plek.

Maar er is één uitzondering: tweelingen kunnen zich op dit moment nog niet aanmelden via de aanmeldzuil. Maar inmiddels kent de praktijk alle tweelingen en mogen deze patiënten zich gewoon bij de balie melden.

Gastvrije ontvangst

Volgens Jeannette is de ontvangst van patiënten door de aanmeldzuil juist gastvrijer geworden. Patiënten krijgen nu direct de bevestiging dat ze goed zijn aangemeld. Dat geeft rust en duidelijkheid. Ook voor de huisarts is het prettig, omdat direct zichtbaar is welke patiënten aanwezig zijn. Als er ruimte is om iemand eerder binnen te roepen, dan wordt dit ook gedaan. 

De reacties van patiënten zijn positief. Zij vinden het fijn dat ze weten dat hun aanwezigheid is geregistreerd en dat ze in de juiste wachtkamer zitten. En ze vinden het helemaal fijn als ze eerder naar binnengeroepen worden, omdat de huisarts kon zien dat ze er al waren.

Ook wanneer patiënten per ongeluk op de verkeerde dag naar de praktijk komen, biedt de aanmeldzuil duidelijkheid. Voorheen konden patiënten dan lang in de wachtkamer blijven zitten, totdat het hun duidelijk werd dat ze geen afspraak hadden. Nu melden patiënten zich eerst aan via de aanmeldzuil. Als er geen afspraak wordt gevonden, dan krijgen zij een melding dat ze naar de balie moeten gaan. Daar blijkt dan dat ze op de verkeerde dag zijn gekomen. “Meestal kijkt de assistente meteen of er toevallig toch een plekje is. Wel zo netjes”, aldus Jeannette.

Meer rust voor de assistentes

Voor de assistentes levert de aanmeldzuil veel tijdswinst op. Ze worden minder vaak onderbroken tijdens telefoongesprekken en kunnen hun aandacht beter bij hun werkzaamheden houden. Dat zorgt voor meer rust.

Juist in een periode waarin personeelstekorten in de zorg een grote rol spelen, is dat volgens Jeannette erg prettig. De praktijk kan nu bijvoorbeeld één assistente inzetten in de backoffice om de telefoon te beantwoorden en één assistente in de frontoffice, die zich onder andere bezighoudt met urinetests en andere werkzaamheden.

Ambassadeur voor andere praktijken

Jeannette is erg enthousiast over de aanmeldzuil. Zo enthousiast zelfs dat praktijkmanagers en huisartsen van andere praktijken bij Gezondheidscentrum Driemanspolder komen kijken hoe het systeem werkt. Meestal maakt Jeannette even een voorbeeldafspraak aan in de agenda, zodat ze precies kan laten zien welke meldingen patiënten kunnen krijgen. Bijvoorbeeld wanneer iemand te laat is of als er geen afspraak kan worden gevonden. En haar enthousiasme werkt aanstekelijk: dankzij Jeannette ontdekken steeds meer praktijken de voordelen van een aanmeldzuil!

Gezondheidscentrum Driemanspolder valt onder Eerstelijnszorg Zoetermeer. Met eValue8 is een samenwerking opgezet om meer praktijken te voorzien van aanmeldzuilen. Het doel is om meer rust aan de balies te creëren, zonder dat de gastvrije ontvangst van patiënten verloren gaat.

Daarnaast heeft de zorggroep ook gekozen voor de narrowcasting van Wachtkamerschermen®. Daarmee wordt de hele patiëntreis, van binnenkomst tot in de wachtkamer, verder verbeterd. Patiënten worden duidelijk geïnformeerd en zullen daarom minder snel naar de balie komen. Zo ontstaat er meer rust in de praktijk. En dat is waar het uiteindelijk allemaal om draait!